تعتبر مراقبة المخزون أمرًا مهمًا لأنه يمكن أن يكون الفرق بين الخسارة والربح. لذا إذا تم القيام به بشكل صحيح ، فهو يحافظ على انخفاض التكاليف و زيادة ربحيتك في كل عملية بيع.

ما هي مراقبة المخزون؟

مراقبة المخزون هي عملية الحفاظ على الكمية المناسبة من المخزون، بحيث يمكن للأعمال التجارية تلبية طلب العملاء دون تأخير مع الحفاظ على تكاليف الاحتفاظ بالمخزون إلى الحد الأدنى.

تحتاج الشركات التي تتعامل مع المنتجات المادية إلى مخزون لبيعه.

الغرض من مراقبة المخزون هو التأكد من أن الشركة لديها دائمًا مخزون كافٍ لعملائها، مع موازنة المبلغ الذي يتم إنفاقه على الحصول على المخزون وتخزينه. على الرغم من أن هذا قد يبدو بسيطًا من الناحية النظرية، إلا أنه يمكن أن يشمل عوامل خارج سيطرة الشركة مثل تذبذب الطلب ، تواريخ الصلاحية، طرق التخزين... وغيرها.

ما هو نظام مراقبة المخزون؟

هي جميع المراحل و الوظائف المرتبطة بإدارة المخزون والمحافظة عليه. ابتداءاً من الشراء، والتحقق من سلامته ، وإدخاله في المخزن ، وكذلك تتبعه داخل المخزن ، والشحن، والاستلام وإعادة الطلب. أبسط الطرق لتدوينه هي الطرق اليدوية أو باستخدام جداول البيانات (الإكسل). لكن لا يمكن أن تستمر هذه الطريقة مع نمو الأعمال التجارية. لذلك أي شركة في حاجة إلى نظام إلكتروني للتحكم في المخزون.

الأساسيات الخمسة في نظام مراقبة المخزون

يساعد نظام التحكم الآلي في المخزون الشركات في الحفاظ على ميزة تنافسية وزيادة الإنتاجية. يجب أن يقوم النظام الآلي بما يلي:

• دعم تتبع المخزون الدائم بشكل لحظي. وهذا يعني تتبع المخزون أثناء تحركه؛ حيث يُظهر الرصيد المخزني بعد كل حركة تؤثر على المخزن. الأرقام الغير محدثة بشكل لحظي يمكن أن تضر بسلسلة التوريد الخاصة بك.
• مراقبة المبيعات والشحن. ستحتاج إلى نظام يمكنه عمل دورة مبيعات كاملة وإنشاء وثائق التنفيذ والتقارير الخاصة بها.
• مراقبة المشتريات. بحيث يوفّر دورة مشتريات كاملة، ويستخرج عدد من التقارير التي تخدم كل احتياجات الإدارة المالية، ومتخذي القرار في المؤسسة.
• التكامل مع البرامج الأخرى. إذا كنت تبحث عن أقصى قدر من الكفاءة والدقة ، فتأكد من أن النظام الذي اخترته يتكامل مع CRM أو ERP أو المحاسبة أو أنظمة الإدارة الأخرى.
• إنشاء تقارير مفيدة. تشمل الأنواع المهمة لتقارير المخزون ملخصات وإجماليات المخزون وتقارير المعاملات وتاريخ الطلبات

اختيار برمجيات مراقبة المخزون

الآن بعد أن عرفت ما الذي تبحث عنه في نظام مراقبة المخزون ، عليك أن تقرر البرنامج الذي يعمل بشكل أفضل لعملك. تحدث إلى الأشخاص المعنيين في عملك ، ثم توصل إلى قائمة بالميزات التي تريدها. قد تشمل ما يلي:

• القدرة على تغطية مستودعات متعددة
• يمكن أن يتم تعديله في المستقبل ليتلائم مع عملك أثناء توسعه
• عمل باركود لكل صنف
• دعم عدة مستخدمين في وقت واحد

يجب أن تبحث الشركات التي تسعى للتوسع في البرامج السحابية للتحكم في المخزون. هناك العديد من الفوائد لاستخدامك البرامج السحابية في عملك .

عملية طلب المخزون

تعد القدرة على انشاء طلب المخزون بشكل صحيح جزءًا مهمًا من المراقبة الفعالة للمخزون. عند مراجعة طلب المخزون ، يوصى بما يلي:

• نظام مراقبة مخزون واحد

  من المهم أن تتحقق منذ البداية من نوع نظام المخزون الأنسب لنشاطك. من أجل الدقة وسهولة الاستخدام.

• مراجعة المخزون الحالي

  أنت بحاجة إلى تحديد ما لديك وقيمته – بما في ذلك السلع التامة الصنع والمواد الخام. كذلك قارنة أسعار الموردين وأفضل سعر حصلت عليها في سجلاتك بحيث يحقق لك هوامش ربح عالية عند تكرار الطلبات الجديدة، كذلك استخراج تقارير المنتجات والأصناف الراكدة وبطيئة الحركة.

• تحديد مستويات المخزون المثالي

  تحتاج إلى تحديد المخزون الذي تحتاجه دائمًا واتخاذ قرار بشأن الحد الأقصى والحد الأدنى لمستويات المخزون لكل منتج ؛ من المهم أيضًا تحديد الحد الأدنى لمستوى إعادة الطلب لكل منتج او صنف.
  ستحتاج أيضًا إلى الاحتفاظ بسجلات دقيقة للمخزون والتأكد من مطابقتها لما لديك بالفعل مع المخزون.

• مراجعة مراقبة المخزون باستمرار

  اسأل نفسك كيف تؤثر إدارة المخزون على المجالات الأخرى من عملك. وضع في اعتبارك التالي:

  • مراقبة مستويات المخزون. وهي تمثل إحدى طرق معرفة مدى نجاح مبيعاتك لمنتج معين عن طريق النظر إلى معدل دوران المنتج
  • مراجعة أنماط الشراء. يجب أن يعتمد الشراء على سجل المبيعات والتنبؤ بالطلب
  • طلب مخزون أقل بشكل متكرر. هذا يمكن أن يحسن السيولة دون تقليل المبيعات
  • مراجعة سياسات البيع والتسعير. بحيث يمكن لفريق المبيعات بيع المنتجات سريعة الحركة بشكل استراتيجي والتخلص من المنتجات الراكدة وبطيئة الحركة عن طريق العروض ودمج باقات المنتجات
  • تخزين المنتجات حسب الطلب عليها